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Module X5.Basis

Software – exakt auf Ihre Bedürfnisse ​zugeschnitten

Um Firmen jeder Größe den Einsatz von X5 zu ermöglichen, wurde das Konzept von X5 so gestaltet, dass es ein Basis-Programm gibt, in dem alle wichtigen Funktionen enthalten sind, die die meisten Firmen benötigen. X5 lässt sich aber nach vielen Seiten hin erweitern, um so auch spezielle Bedürfnisse in der Verwaltung der einzelnen Betriebe zu gewährleisten. Die Module können (auch bei einem Software-Aktualisierungs-Vertrag) nachträglich erworben werden. Eine Installation ist in diesem Fall nicht erforderlich. Lediglich ein Online-Update wird dafür durchgeführt. Sprechen Sie mit einem Kundenberater. Wir unterbreiten Ihnen nach Bedarfsprüfung ein unverbindliches Komplett­angebot.

Startpakete X5.Kommissionierungs-Terminal

Startpaket Thermotransfer-Drucker

  • hervorragende Druckqualität
  • Preis-Etiketten können mit dem Trägerpapier abgerissen und angeklammert oder abgelöst und aufgeklebt werden
  • optimal geeignet, wenn Werkstücke längere Zeit im Verkauf stehen

 

Startpaket Thermodirekt-Drucker

  • günstige Druckkosten
  • Verwendung gleicher Bon-Thermorollen wie für den Thermo-Bondrucker an der Kasse
  • Preis-Etiketten können angeklammert werden
  • optimal geeignet, wenn Werkstücke sofort abkassiert werden

X5.Aktionspreis-Assistent



Es können aktionsbezogene Preise für Kasse und Faktura vergeben werden. Aktionen können für diverse Artikel und Kunden mit einem Gültigkeitszeitraum eingerichtet werden. Das bedeutet, heute schon den Artikelpreis für einen zukünftigen Zeitraum festlegen.

X5.Automatische Gutscheinerstellung



Die automatische Gutscheinerstellung ist eine Erweiterung der zum Standard gehörenden Gutscheinverwaltung. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Kunden einen personalisierten Gutschein mit Anschreiben zukommen zu lassen. Dabei können Höhe des Gutscheins und die Kunden nach folgenden Kriterien definiert werden:

  • ab einem definierten Umsatz mit Mindest- und Maximalwerteingrenzung des Gutscheines
  • nur Kassen-, nur Rechnungsumsatz, oder beides
  • innerhalb eines gewissen Zeitraumes
  • nur Kunden, die an der Kasse gekauft haben
  • bestimmte Adressarten
  • begrenzte Gültigkeit des Gutscheins
  • Rundung auf vollen Eurobetrag des Gutscheinwertes

X5.Benutzerverwaltung

Um X5 benutzerabhängig einzurichten, kann die Benutzerverwaltung eingesetzt werden. X5 kann eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern verwalten. Jedem Benutzer können individuell Zugriffsrechte auf Programmteile und Daten gewährt werden. Beispiele: Darf Mitarbeiter x eine Rechnung stornieren? Darf Mitarbeiter y einen Artikel (-Preis) ändern? Damit wird bestimmt, wer X5 nutzen darf und welche Benutzerrechte gelten. Ihre Daten werden so vor unbefugten Zugriffen geschützt.

X5.Container- und Leergutverwaltung



X5 bietet optional eine Container- und Leergutverwaltung an, in der ankommende und abgehende Container erfasst werden können. Somit ist eine Containerbewegung zu Adressen und Belegen einfach und flexibel möglich. Entsprechende Listen und Auswertungen (Wer hat wie viele Container, wann wurden Container ausgegeben, etc.?) sind Bestandteile dieser Verwaltung. Es können verschiedene Arten von Leergut eingepflegt werden. Für CC-Karren würde man z. B. drei verschiedene Typen festlegen: CC-Karren mit 4 Stangen, Bleche, Aufsetzer.

X5.Datenträgeraustausch (DTA Bankclearing)

Der bargeldlose Zahlungsverkehr hat sich etabliert und ist aus unserem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. X5 erstellt Ihnen eine Datei auf einem beliebigen Datenträger mit Ihren Überweisungs- und Lastschriftbuchungen im SEPA-Format. Die von X5 erstellte DTAUS-Datei kann in ein Onlinebanking-Programm wie z. B. ZV-Light, PC-Cash, StarMoney, GENO-Light eingelesen und online an die Bank übertragen werden. TERRA Data praktiziert dieses Verfahren selbst erfolgreich seit über 10 Jahren. Die Datei kann aber auch auf Diskette oder CD direkt bei der Bank abgegeben werden. Einige Banken behandeln die EDV-Buchungen als Sammelbuchungen, diese sind wesentlich kostengünstiger als die Einzelüberweisungen.

X5.Edifact-Export

Mit dieser Erweiterung kann X5 Ausgangsbelege im EDIFACT-Format exportieren. EDIFACT ist ein weitgehend genormtes Format, dass für den Belegdatenaustausch bereits seit Jahren im Einsatz ist. Das bedeutet für die Betriebe, die Ware erhalten, dass Eingangsbelege dazu direkt in die EDV importiert werden können und solche Belege nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Eine enorme Arbeitserleichterung sowie ein großer Zeitgewinn sind nur einige der Vorteile für das Einlesen von Belegen im EDIFACT-Format. Vorraussetzung für den kundenseitigen Import ist eine entsprechende EDIFACT Import-Schnittstelle. In einigen Fällen ist eine Anpassung an spezielle EDI-Ver­einbarungen von TERRA Data vorzunehmen. Das kann weitere Kosten verursachen. Die Kosten werden aber im Vorfeld offen gelegt.

X5.Edifact-Import



Schnellerer und einfacherer Datenimport für den Wareneingang über das EDIFACT-Format

SAGAFLOR-Mitglieder, die TERRA X5 im Einsatz haben, können sich freuen. Der Datenimport von Lieferantenrechnungen ist nun direkt über die Programmerweiterung X5.EDIFACT-Import möglich. Bereits Ende 2011 hatte SAGAFLOR angekündigt, in Zukunft Rechnungen über das Standardformat EDIFACT abzuwickeln. Die SAGAFLOR hat dafür die Abkürzung EPA (elektronischer, positionsgenauer Austausch von Belegdaten) eingeführt. Und so funktioniert es: Die SAGAFLOR AG übergibt Ihnen eine Rechnung in Form einer EDIFACT-Datei. Diese Datei wird in TERRA X5 über einen separaten Menüpunkt „EDIFACT Datenimport“ eingelesen. TERRA X5 prüft nun, ob der Lieferant bereits angelegt wurde. Falls nicht, wird dieser automatisch im Adressenstamm hinzugefügt. Im Anschluss werden alle Rechnungspositionen auf Artikel untersucht, die TERRA X5 noch nicht bekannt sind. Sollten dabei unbekannte Artikel auffallen, werden diese in den Artikelstamm aufgenommen. Als wichtigstes Erkennungsmerkmal dient dabei der Artikel-Barcode (EAN oder GLN früher ILN). Nach Abschluss des Importvorgangs wird automatisch ein Eingangsbeleg, bzw.eine Lieferantenrechnung, mit allen Positionen und Preisen erzeugt. An dieser Stelle ist die Warenaufnahme bereits vollständig abgeschlossen. Ihre Vorteile: Kein lästiges Eintippen von Artikeln oder Importieren von Artikellisten, keine manuelle Erfassung von Wareneingangsrechnungen. Ein echter Zeitgewinn. Für dieses Modul ist X5.Wareneingang als Basis erforderlich.

X5.Excel-Import für den Wareneingang

Lieferscheine oder Rechnungen im Microsoft EXCEL-Format können von X5 direkt in einen Wareneingangsbeleg übernommen werden. Nach der erstmaligen Zuordnung der Positionen kann der Import jederzeit ohne weiteren Aufwand für den jeweiligen Lieferanten wiederholt werden. Der große Vorteil: Es ist keine Erfassung einzelner Positionen mehr erforderlich. Nicht im Artikelstamm vorhandene Artikel werden direkt angelegt. (Barcode (EAN), ArtNr, ArtBez1, ArtBez2, Anzahl, EKNetto, KassenPreis, SteuerInProzent, RabattProzent, Verpackungseinheit, Farbe und Größe)

X5.Fibu-Export

Aufbereitung der Daten für den Steuerberater: Exportmodul für den Datenaustausch an die hauseigene Finanzbuchhaltung oder an die DATEV Schnittstelle. Über die genormte DATEV-Schnittstelle können die Daten von externen Finanzbuchhaltungsprogrammen (Voraussetzung: DATEV Import Schnitt­stelle) ein­gelesen oder zum Steuerberater übermittelt werden.

X5.Hydropflegeverwaltung

Der Aufwand für Verwaltung und Abrechnung von Hydropflege wird auf ein Minimum reduziert. Über umfangreiche Listenfunktionen sind Tages- und Wochenpläne, Statistiken, Arbeitskarten etc. erstellbar. Einzel- oder Sammelabrech­nungen für bestimmte Zeiträume sind möglich.

X5.Kommissionierungs-Terminal



Immer dann, wenn viele Positionen zu einer Kommission zusammengeführt werden sollen, ist das X5.Kommissionierungs­Terminal das richtige Werkzeug. Im Gartencenter gibt es hierfür eine Menge Einsatzgebiete. Wenn z. B.

  • der Mitarbeiter mit einem Kunden für eine Teichanlage viele verschiedene Artikel aussucht und zusammenstellt (Vlies, Teichfolie, Pumpen, etc.).
  • verschiedene Pflanzenarrangements zusammengestellt und verarbeitet werden.
  • aus Schnittblumen Sträuße und Gestecke gestaltet werden.

 

Ein sehr großer Vorteil: Es können sich keine Kalkulationsfehler einschleichen. Besonders, wenn „zu Fuß“ abgerechnet wird, sind viele Mitarbeiter überfordert. Fazit: Ihre Kasse stimmt – Ihr Umsatz auch. Damit das Ganze auch praktikabel ist, sind keine Tastatur­eingaben mehr notwendig. Sie markieren nur noch einzelne Positionen mit dem Finger am Touchscreenmonitor. Jederzeit wird der Gesamtpreis neu errechnet und angezeigt. Alle notwendigen Funktionen werden in großer und leicht lesbarer Schrift angezeigt. Selbst Computerlaien haben damit kein Problem. Sind alle Positionen eingegeben, wird für den Kunden ein Barcode-Beleg ausgedruckt. Mit diesem Beleg kann die Kasse in einem Arbeitsgang alle Artikel erfassen und richtig verbuchen. Somit entsteht für den Kunden keine weitere lästige Wartezeit an der Kasse. Ein weitere Vorteil ist, dass die Kassierkräfte aus der Kommissionierung keine Artikel vergessen können.

TERRA Data bietet verschiedene Starterpakete an, in denen der Touchmonitor und ein Thermo-Etikettendrucker oder ein Bondrucker enthalten sind. Mit diesem Modul gehören falsche Kalkulation und Rechenfehler der Vergangenheit an.

X5.Mobile Artikel­erfassung

Unsere mobile Artikelerfassung bietet Ihnen die optimale Möglichkeit, Artikel schnell und einfach zu erfassen: Beim Wareneingang, beim Verkauf an der Kasse, bei der Erfassung von Belegen, bei der Positionserfassung an der Großhandels­kasse und beim Bestellwesen. Auch die Artikelerfassung bei der Inventur ist möglich. Die einzelnen Artikel werden im Laden bzw. Lager bequem über den Pocket-PC mit Hilfe eines Barcode­scanners oder per Handeingabe erfasst. Komfort pur!

Für diese Arbeiten können Sie Ihren Pocket-PC mit der X5.Mobile Artikelerfassung künftig nutzen:

  • Bestellung
    Fehlende Waren werden mobil erfasst und an das X5.Bestellwesen übergeben.
  • Wareneingang
    Sie erfassen gelieferte Artikel sofort bei der Anlieferung. Die Positionen werden in einen Eingangsbeleg übertragen.
  • Etikettendruck
    Bereits während des Wareneinganges erstellen Sie eine Druckliste. So ist der Etikettendruck schnell erledigt.
  • Verkauf
    Scannen Sie die ausgewählten Artikel Ihres Kunden ein, während Sie mit ihm durch den Verkauf wandern.

 

Sobald X5 die Liste von dem MDE-Gerät erhält, werden diese in den Kundenbeleg eingelesen.

  • X5.Kasse
  • X5.Großhandelskasse
  • X5.Faktura
  • Inventur

 

Einfacher geht es nicht: Sie scannen den Artikel ein und geben die Menge an. Auch Artikel, die sich an mehreren Lagerorten befinden, werden kumuliert erfasst. Erledigt!

X5.Rabatt-Assistent

Für eine Adresse oder einen Artikel können Automatik-Rabatte eingerichtet werden. Diese wirken an der Kasse und in der Faktura. Adressbezogene Rabatte können für Warengruppen oder einzelne Artikel, mit und ohne zeitliche Begrenzung, definiert werden. Artikelbezogene Rabatte können ebenfalls mit und ohne zeitliche Begrenzung definiert werden.

X5.Sammellieferscheine in Rechnungen

Arbeiten Sie viel mit Lieferscheinen? Dieses Modul wandelt automatisch alle gesammelten Lieferscheine beliebig vieler Kunden in Rechnungen um. So sparen Sie eine Menge Zeit. Alle Lieferscheine, die noch nicht in eine Rechnung über­nommen wurden, werden Ihnen angezeigt. Jetzt haben Sie die Wahl, durch Eingabe eines Datums oder der Kundennummer, die Anzahl der dargestellten Lieferscheine einzugrenzen. Oder Sie wählen alle aus. In der Rechnung wird automatisch eine Zeile hinzugefügt mit der Information: „Lieferschein Nr. XX vom YY“.

X5.Seriennummernverwaltung

Wer hat wann welches Gerät mit welcher Seriennummer gekauft? Welche Geräte befinden sich noch auf Lager? Beim Einkauf erfasste Nummern können bei der Faktura dem Beleg zugewiesen werden. Diese Informationen sind auch für die Garantieabwicklung wichtig. (Nur für X5.Basis, nicht für X5.Kasse)

X5.Sicherungs-Assistent



Datensicherung muss sein! Mit dem Sicherungsassistenten können sehr einfach und sicher alle wichtigen Daten gesichert werden. Die Sicherung kann auf Disketten, CDs, DVDs, ZIP-Laufwerken, Memory-Sticks, externen Laufwerken sowie online per FTP zum TERRA Online-Tresor* (siehe S.41) erfolgen. Sie können gleichzeitig mehrere X5.Mandanten sowie zusätzliche Daten, auch mit Dateifilter (z. B. *.doc) sichern. Der X5.Sicherungs-Assistent kann auch automatisch und zeitgesteuert seinen Dienst verrichten. *Kostenpflichtige externe Provider-Lösung

X5.Staffelpreise



Das Modul ermöglicht Ihnen, für bestimmte Produkte Preisstaffeln zu erstellen und diese allen oder auch nur einzelnen Kunden anzubieten.

X5.Stückliste



Mit diesem Modul können mehrere Artikel zu einem Gesamt­artikel (sog. Stückliste) zusammengefasst werden. Beispiel: Der Artikel A besteht aus den Unterartikeln B, C und D. Bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen muss nur noch der Artikel A ausgewählt werden. Dies bedeutet für Sie eine enorme Arbeitserleichterung.

X5.Terminleistungen



Einmalige oder wiederkehrende Leistungen können termingerecht geplant werden. Sie werden automatisch bei Programmstart daran erinnert den Termin auszuführen. Ein Assistent hilft daraus Rechnungen zu erstellen.

X5.Textverarbeitung

Erstellen Sie schnell und einfach Serien-/Werbebriefe anhand einer Selektion Ihrer Kunden, z.B. an alle Kunden mit einer Gartenpflege. Oder schreiben Sie schnell einen Einzelbrief an einen Kunden. Die Adressdaten des Kunden, Datum, Briefkopf und -fuß werden automatisch gefüllt. Die gesamte Korrespondenz wird direkt beim Kunden gespeichert, und wird somit auch immer schnell gefunden. Dateien lassen sich auch als Microsoft Word® (*.doc), Rich-Text-Format (*.rtf), html oder Textdatei (*.txt) speichern.

X5.Überwinterung/ Einlagerung



Pflanzen von Kunden können im eigenen Betrieb zur Überwinterung eingelagert werden. Erinnerung von Einlieferungs- und Abholterminen sowie eine automatische Fakturierung dieser Dienstleistungen sind ebenso selbst­verständlich wie eine Lagerortbestimmung der entsprechenden Pflanzen. Taggenaue Abrechnungen oder Pauschalpreise bestimmen Sie selbst. Das Ausdrucken von Listen aller Überwinterungspflanzen nach verschiedenen Kriterien sowie die Etikettierung der eingelagerten Pflanzen ist möglich. Das Modul eignet sich auch für Vermietungen.

X5.Wareneingang

Eingangslieferscheine und Rechnungen können erfasst werden. Dabei werden die Bestände der Artikel mit Bestandsführung angepasst. Weiterhin werden die Informationen zum Lieferanten und Konditionen im Artikel hinterlegt. Im Nachgang kann direkt eine Kalkulation der Verkaufspreise erfolgen. Dabei können unterschiedliche Kalkulationsfaktoren gewählt und individuelle lieferanten- und unternehmensspezifische Kosten berücksichtigt werden. Natürlich ist auch eine manuelle Verkaufspreisanpassung möglich. Auf Wunsch kann direkt eine Etikettendruckliste für die neue Ware erstellt werden. Der Sagaflorimport wurde in Zusammenarbeit mit langjährigen Sagaflormitgliedern entwickelt. Dadurch wurde ein komfortables und intuitives Modul geschaffen, um den gestiegenen Bedarf nach einem einfachen und schnellen Datenimport gerecht zu werden.



Vorteile:

  • Import erfolgt auf Lieferantenebene. Das heißt, nach Anwahl des Lieferanten sind die bisher importierten Artikel sofort sichtbar.
  • An einer farbigen Unterlegung ist erkennbar, ob ein Artikel aus dem Vorabimport bereits in X5 übernommen wurde.
  • Einfache Markierung von Artikeln, die übernommen werden
  • Jeder Datensatz kann editiert werden, bevor die Übernahme erfolgen soll.
  • Einfacher Import per Drag and Drop (Ziehen und Ablegen).
  • Warengruppenzuordnung kann gezielt verändert werden.
  • Übernahme von einzelnen Artikel möglich.
  • Einige Werte lassen sich auch direkt in der Tabelle editieren. (Artikelbezeichnung, eigener VK, etc.)
  • Bei einem erneuten Einlesen einer aktualisierten Sagaflordatei werden in der lokalen ArtikelShadow-Tabelle lediglich die Spalten: EKPreis, EmpfVK, MwstSatzProzent, LieferzeitTage, Bewegungskennzeichen, GueltigAb sowie GueltigBis abgeglichen und aktualisiert.
  • Einstellbare Anzeige der Marge in Ampelfarben mit Prozentangabe.

X5.WEB Adress-Editor

Mit X5.WEB Adress-Editor können komplette Adressdaten mit einem internetfähigen Gerät gesichtet und bearbeitet werden. Durch direktes Antippen der Telefonnummer wird sofort gewählt. Alle Änderungen sind in Echtzeit in X5 verfügbar. Egal ob Tablet-PC (Pad), Smartphone oder Notebook mit Internet-Karte, egal ob Betriebssystem von iOS (I-Phone), Android oder Windows, alle internet­fähigen Geräte eignen sich für die nachfolgenden Lösungen. Für die Verwaltung und Sicherheit ist die TERRA-Blackbox ohne Workstick (weitere Infos S.85) sowie das Modul X5.Benutzerverwaltung (weitere Infos S.15) erforderlich.

X5.Webshop-Anbindung

Verwalten Sie Ihre Artikel bequem in X5.Basis mit Artikelbeschreibungen, Bildern und Preisen. Webshop-Rubriken lassen sich problemlos hinzufügen und ändern. Das Abgleichprogramm tauscht die Daten mit dem eigentlichen Webshop aus. Auch individuelle Anpassungen stellen für unsere Entwickler kein Problem dar. Wir unterstützen den Shopware 4.x der Fa. Shopware. Durch die Shopsoftware können weitere Kosten entstehen. Bitte lassen Sie sich durch TERRA Data beraten.

X5.Wizzard

Ein unverzichtbarer Helfer für Einzelaktionen und Stapelverarbeitungen. Stapelverarbeitungen bei :

  • Zusammenführung von doppelten Adressen oder Artikeln, Neugenerierung von Anschriften und Briefanreden
  • Neunummerierung der Adressen
  • EAN-Konvertierung
  • Erlöskontenänderung und Textanpassungen von Grableistungen (bei Einsatz von X5.Fried)
  • Löschen von Großbildern
  • und vieles mehr

X5.Zeiterfassung

Mit dem Modul X5.Zeiterfassung können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter komplett mit dem PC verwaltet werden. Sie erhalten aussagekräftige Informationen über die Arbeits- und Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter. Die Mitarbeiter erhalten über den Ausdruck ihrer Stempelzeiten eine Kontrollmöglichkeit ihrer Buchungen. Das Modul ordnet, erfasst und strukturiert die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, von der Beantragung über die Genehmigung bis hin zur Verwaltung von Zeiten wie etwa Urlaub oder Überstunden und selbstverständlich die täg­liche Arbeitszeiterfassung. X5.Zeiterfassung kümmert sich auch um Ihre Betriebsdaten und die gezielte Projektzeiterfassung, die Projektverwaltung und die spätere Projektauswertung zur genaueren Kalkulation der verschiedenen Arbeitsbereiche.

Die Zeiterfassung kann erfolgen:

  • über einen PC per Tastatureingabe oder über Touch­oberfläche (Dies ist auch in Verbindung mit RFID-Lesern möglich)
  • über Zeiterfassungsterminals mit RFID oder bio­metrischer Erfassung (Diese Art der Erfassung ist sehr einfach und schnell)
  • über die Eingabe von grabbezogenen Daten in Verbindung mit der Web-Pflanzliste
  • über einen Web-Client. Mit Smartphone oder Tablet ist die Zeiterfassung überall online möglich. Dies ist gerade für Unternehmen interessant, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind.

 

Eine Projektverwaltung ist unabhängig von der Arbeits­zeitverwaltung möglich. Hier erhalten Sie diverse Auswertungen, z.B.

  • projektbezogene Leistungen aller oder einzelner Mitarbeiter
  • Auswertung der produktiven und unproduktiven Leistungen

 

Über den Urlaubsplaner wird transparent dargestellt

  • wer hat wann Urlaub
  • die aktuelle Urlaubssituaton der Mitarbeiter

 

Das Modul X5.Zeiterfassung benötigt zwingend das Modul X5.Benutzerverwaltung.

X5.Zeppo

Automatischer Zahlungsimport. Kontoauszugsdaten, z.B. aus Onlinebanking-Programmen wie StarMoney und vielen anderen, können importiert und verarbeitet werden. Offene Posten werden mit den Kontoauszügen verglichen und für die automatische Verbuchung vorgeschlagen. Ein enormes Zeitersparnis, besonders bei vielen Rechnungen.

 
Vertretungsberechtigt:
Bernhard Schulze Langenhorst


Registernummer: HRB Duisburg 12793
Umsatzsteuer-Identificationsnummer
gem. Umsatzsteuergesetzt: DE 120349031